KVKK Şikayeti Nasıl Yapılır?

KVKK şikayeti, kişisel verileri hukuka aykırı şekilde işlenen bir kişinin önce veri sorumlusuna başvurması, bu başvurudan sonuç alamaması halinde ise Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na yazılı veya elektronik yolla yaptığı ikinci aşama başvurudur. Doğrudan Kurum’a şikayetle işe başlanamaz, kanun veri sorumlusuna ön başvuruyu zorunlu bir usul şartı olarak öngörür. Bu yazı, şikayetin ihlal türleri veya olası cezalar gibi genel çerçevesine değil, başvuru sürecinin adımlarına, sürelerine ve gerekli belgelere odaklanmaktadır. Konunun genel çerçevesi ve idari yaptırımlar için KVKK Şikayeti ve Suçları yazımıza bakabilirsiniz.

Kurum’a Şikayet İçin Ön Şart: Veri Sorumlusuna Başvuru

^[1] uyarınca ilgili kişi, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikayette bulunmadan önce mutlaka veri sorumlusuna başvurmak zorundadır. Bu ön başvuru, veri sorumlusuna ihlali kendi imkanlarıyla giderme ve talebi değerlendirme fırsatı tanır.

Doğrudan Kurum’a yapılan ve veri sorumlusuna ön başvuru şartını taşımayan şikayetler usulden değerlendirmeye alınmaz. Bu nedenle sürecin ilk adımı her zaman veri sorumlusuna yöneltilen bir talep olmalıdır.

Önemli: Veri sorumlusuna ön başvuru yapılmadan doğrudan Kurum’a yapılan şikayetler usulden değerlendirmeye alınmaz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Nasıl Yapılır?

Başvuru yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılarak ya da veri sorumlusunun kendi belirlediği diğer yöntemlerle yapılabilir. Başvuruda kimlik ve iletişim bilgileri, talep konusu, ihlale ilişkin somut açıklamalar ve varsa destekleyici belgeler yer almalıdır.

Veri sorumlusu, kendisine ulaşan başvuruyu en geç otuz gün içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırmakla yükümlüdür. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirdiği durumlarda mevzuatta belirlenen ücret talep edilebilir.

Veri Sorumlusunun Cevabından Sonra Ne Yapılmalı?

Veri sorumlusu başvuruyu kabul ederse talep doğrultusunda işlem yapar. Talebin reddedilmesi, yetersiz cevap verilmesi veya otuz gün içinde hiç yanıt gelmemesi halinde ise ilgili kişinin Kurum’a şikayet hakkı doğar.

Otuz gün içinde cevap verilmemesi durumunda talep zımnen reddedilmiş sayılır ve süre bu andan itibaren işlemeye devam eder. Bu nedenle başvuru ve cevap tarihlerinin dikkatle takip edilmesi büyük önem taşır.

KVK Kurulu’na Şikayet Süresi

KVK Kurulu’na Şikayet Süresi Ne Kadardır?

^[2]‘te düzenlenen başvuru süreci, aşağıdaki tabloda gösterilen hak düşürücü sürelere tabidir:

Süresinde yapılmayan şikayetler usulden reddedilebilir, bu yüzden başvuru ve cevap tarihlerinin kayıt altına alınması gerekir.

Uyarı: Otuz ve altmış günlük süreler hak düşürücüdür; süresinde yapılmayan şikayetler usulden reddedilebilir.

KVK Kurulu’na Şikayet Başvurusu Nasıl Yapılır?

Şikayet yazılı dilekçeyle, posta yoluyla, elden teslimle veya Kurum’un elektronik başvuru yöntemleri kullanılarak yapılabilir. Dilekçede başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgileri, veri sorumlusunun unvanı, ihlalin konusu, veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve varsa alınan cevabın içeriği yer almalıdır.

Kurum, şikayet üzerine gerekli incelemeyi yapar ve ihlalin varlığına kanaat getirirse veri sorumlusu hakkında idari yaptırım uygulanmasına veya hukuka aykırılığın giderilmesine karar verebilir. Kurul, gerekli gördüğü hallerde resen inceleme yetkisini de kullanabilir.

Şikayet Dilekçesinde Olması Gerekenler

Şikayet Dilekçesinde Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?

Dilekçe açık, anlaşılır ve somut olaylara dayalı şekilde kaleme alınmalıdır. Aşağıdaki unsurların eksiksiz yer alması, başvurunun usulden reddedilme riskini azaltır:

• Başvuru sahibinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, adres ve iletişim bilgileri.
• Şikayet edilen veri sorumlusunun unvanı veya kimlik bilgileri.
• İhlalin ne zaman ve nasıl gerçekleştiğine dair somut açıklama.
• Veri sorumlusuna yapılan önceki başvurunun tarihi ve varsa verilen cevap.
• Talep ve sonuç kısmında ihlalin tespiti, durdurulması veya verilerin silinmesi gibi net istekler.

Yazışmalar, ekran görüntüleri, e-postalar veya mesaj kayıtları gibi destekleyici belgelerin dilekçeye eklenmesi iddiaların güçlendirilmesine katkı sağlar.

E-Devlet Üzerinden KVKK Şikayeti Yapılabilir Mi?

Bazı başvuru ve şikayet işlemleri e-Devlet sistemi veya Kurum’un elektronik başvuru altyapıları üzerinden yürütülebilir. Kimlik doğrulaması elektronik sistem aracılığıyla sağlanır ve ihlale ilişkin açıklamalar, önceki başvuru bilgileri ile destekleyici belgeler sisteme yüklenebilir.

Elektronik başvuru fiziki başvuru imkanı bulunmayan kişiler için pratik bir alternatiftir, ancak veri sorumlusuna ön başvuru şartı bu yöntemde de aranmaya devam eder.

Şikayette Delil Sunulmasının Önemi Nedir?

Kurum’a yapılan başvurularda ihlalin soyut iddialardan ziyade somut verilerle desteklenmesi beklenir. Delil olarak e-posta yazışmaları, SMS kayıtları, ekran görüntüleri, çağrı kayıtları, banka işlem dökümleri ile veri sorumlusuna yapılan başvuru ve ona verilen cevap sunulabilir.

Özellikle veri sorumlusuna yapılan ön başvuru ve alınan yanıtın ibraz edilmesi zorunlu unsurlar arasındadır, çünkü Kurul incelemesi bu ön koşulun sağlandığını görmek ister. Delillerin tarih ve kapsam bakımından tutarlı olması inceleme sürecini hızlandırır.

İpucu: Veri sorumlusuna yapılan başvuru ile alınan cevabı saklamak, Kurul incelemesini hızlandırır.

Kurul İncelemesi Sonrasında Hangi Yollar İzlenebilir?

Kurum, yaptığı inceleme sonucunda ihlalin varlığını tespit ederse veri sorumlusu hakkında idari yaptırım uygulayabilir ve hukuka aykırılığın giderilmesine yönelik kararlar verebilir. İdari para cezalarının kapsamı ve tutarları hakkında KVKK Şikayeti ve Suçları yazımızda ayrıntılı bilgi bulunmaktadır.

Kurul kararlarına karşı idare mahkemelerinde dava açılabilir. Ayrıca ihlal nedeniyle maddi veya manevi zarara uğrayan kişiler, Kanun ve Türk Borçlar Kanunu’nun genel hükümlerine dayanarak ayrıca tazminat davası açabilir.

KVKK Şikayet Sürecinde Avukat Desteğinin Rolü Nedir?

Şikayet süreci belirli süreler, ön başvuru zorunluluğu ve şekil şartları gibi teknik kurallara tabidir. Usule ilişkin küçük bir hata, başvurunun incelenmeden reddedilmesine yol açabilir.

Avukat desteği, veri sorumlusuna yapılacak ilk başvurunun doğru hukuki zeminde hazırlanmasını, sürelerin takip edilmesini ve şikayet dilekçesinin mevzuata uygun şekilde kaleme alınmasını sağlar. Vekaletname ile hareket eden bir avukat, şikayeti başvuru sahibi adına sunabilir ve süreci baştan sona takip edebilir.

KVKK başvuru ve şikayet süreçlerinde danışmanlık almak isteyenler Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) eğitimi içeriğimizi inceleyebilir. 6698 sayılı Kanun’un tam metnine 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bağlantısından, Kurum’un elektronik başvuru sistemine ise Kişisel Verileri Koruma Kurumu resmi sitesinden ulaşılabilir.

KVKK Şikayeti Nasıl Yapılır Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Başvuru sürecine ilişkin en çok sorulan sorular aşağıda yanıtlanmıştır.

Av. Hulusi Hatıpoğlu

Selçuk Üniversitesi Hukuk Fakültesinden onur öğrencisi olarak mezun olmuştur. Avukatlık kariyerine Konya Barosu’nda başlayan Arb. Av. Hulusi Hatıpoğlu, kariyerini İstanbul’da devam ettirmektedir. Özellikle İş Hukuku, İş ve Sosyal Güvenlik Hukuku, ...

Tüm yazıları