ÖZLÜK DOSYASI NEDİR? NASIL HAZIRLANIR?

İşyeri Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki görev süresi boyunca işverenle olan ilişkisini belgeleyen tüm yazışmalar ve evraktan oluşan bir dosyadır. Bu dosya aslında çalışanın işine dair her türlü işlem, değişiklik ve gelişmenin kaydedildiği bir arşiv niteliğindedir. Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel bilgileri, işe giriş ve çıkış belgeleri, eğitim geçmişi, performans değerlendirmeleri, izin ve mazeret belgeleri, disiplin kayıtları ve diğer iş yeri ile ilgili tüm önemli dokümanların yer aldığı dosyadır. Kısacası özlük dosyası hakkında çalışanla ilgili tüm resmi ve hukuki kayıtların saklandığı bir arşiv mahiyetini haiz olduğu söylenebilir. Çalışanların iş yerindeki durumlarıyla ilgili yapılan işlemler ve kararlar, özlük dosyasına işlenir.

4857 Sayılı İş Kanunu‘nun 75. Maddesi, işverenlerin her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenlemelerini zorunlu kılar. Özlük dosyası, iş hukukuna aykırı davranışların engellenmesi, çalışan haklarının korunması ve işverenin yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından önemli bir araçtır. İşveren, çalışanın kişisel ve mesleki bilgilerini dürüstlük kurallarına(TMK m.2) ve hukuka uygun bir şekilde kullanmak zorundadır. Bunun yanı sıra işveren, işçinin gizli tutulması gereken bilgilerini ifşa etmekten kaçınmakla yükümlüdür.

ÖZLÜK DOSYASI NEDİR? NE İŞE YARAR?

Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel bilgileri ve iş ilişkisine dair tüm belgelerinin toplandığı dosyadır. Bu dosya, çalışan ile işveren arasındaki hukuki ve idari ilişkiyi düzenleyen, çalışanın tüm iş yaşamına dair kayıtların bulunduğu önemli bir belgedir. Özlük dosyasında, işçinin kimlik bilgileri, ikametgah belgesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi önemli belgeler yer alır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesine göre, işveren, işyerindeki her çalışanın özlük dosyasını, yasal düzenlemelere ve iş hukuku çerçevesine uygun şekilde oluşturmak ve muhafaza etmekle yükümlüdür. Bu dosya, sadece işçiye ait kişisel verileri değil, aynı zamanda yasal olarak saklanması gereken diğer belgeleri de içermelidir.

Özlük dosyasının içeriği, işyerinde çalışanla ilgili her türlü yasal ve idari işlemi takip edebilmek için gereklidir. İşverenin, her çalışan için oluşturduğu bu dosyada, çalışan ile ilgili tüm bilgiler düzenli olarak yer almalı ve gerektiğinde erişilebilecek şekilde saklanmalıdır. Yasal olarak istenen belgeler arasında iş sözleşmesi, işe başlama bildirgesi, SGK bildirimleri, sağlık raporları, izin kullanımları, eğitim sertifikaları ve disiplin cezaları gibi dokümanlar bulunur.

İŞYERİ ÖZLÜK İÇERİĞİNDE HANGİ BİLGİLER YER ALIR?

Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki tüm iş ilişkilerini ve profesyonel geçmişini belgeleyen kapsamlı bir arşivdir. Bu dosya, yalnızca işe başlama aşamasında temin edilen birkaç belgeden ibaret değildir; aksine işçinin işyerindeki tüm faaliyetlerine ve ilişkilerine dair önemli dokümanları içerir. İşe girişteki belgeler, özlük dosyasının temelini oluşturur, ancak zamanla güncellenir ve genişler. Keza zamanla güncellenen ve genişleyen belegelerin özlük dosyasının içeriğine eklenmesi gerektiği unutulmamalıdır.

Özlük dosyası, işçinin işe başlama tarihlerinden itibaren, kullanacağı izinler, aldığı raporlar, performans değerlendirmeleri, eğitimler, disiplin cezaları ve uyarılar gibi her türlü belgeyi içerir. Bu dosya, çalışanın işyerindeki tüm süreçlerini izleyen ve kaydeden bir belge bütünüdür. Ayrıca, işçi ile işveren arasındaki her türlü yazışma, anlaşmazlık, hak talebi veya değişiklik de bu dosyada yer alır.

Kısaca, özlük dosyasında bulunması gereken belgeler şunlardır:

Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi: Çalışanın kimlik bilgilerini doğrulayan belge.
Çalışana ait ikametgah belgesi
Çalışanın aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi: Eğitim durumu ve nitelikleri hakkında bilgi veren belge.
Sabıka kaydı: Özellikle bazı mesleklerde (örneğin güvenlik sektörü) istenen adli sicil kaydı.
Vesikalık fotoğraf
Nüfus kayıt örneği
Aile durumunu bildiren belge
Erkek çalışanların askerlik durumunu bildiren belge
Sağlık raporu: Çalışanın işe uygun olup olmadığını gösteren sağlık raporu.
Kan grubu kartı: Çalışanın kan grubu bilgilerini içeren belge (bazı işyerlerinde isteğe bağlı olabilir).
İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi: Çalışanla işveren arasındaki çalışma şartlarını belirleyen sözleşme.
SGK işe giriş bildirgesi

Özlük dosyasının içeriği, sadece iş yerindeki faaliyetlerle sınırlı kalmaz; aynı zamanda çalışanla ilgili yasal zorunlulukların yerine getirilmesi için de kritik öneme sahiptir. Sigorta bildirgeleri, maaş ve vergi düzenlemeleri gibi resmi belgeler de dosyanın içinde bulunur. İşverenin, çalışanı işyerine kabul ettiği andan itibaren, tüm bu işlemleri düzenli bir şekilde kaydedip saklaması gerekmektedir.

ÖZLÜK DOSYASI NEDİR NASIL HAZIRLANIR

İŞYERİ ÖZLÜK DOSYASINI KİM HAZIRLAR?

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası oluşturmak zorundadır. Bu dosyada işçinin kimlik bilgileri ile birlikte, işverenin bu Kanun ve diğer ilgili mevzuatlar gereğince düzenlemekle yükümlü olduğu tüm belge ve kayıtlar yer almalıdır. İşveren, bu dosyadaki bilgileri, gerektiğinde yetkili kamu görevlilerine ve mercilere sunmak zorundadır. Ayrıca işveren, işçi hakkında sahip olduğu bilgileri dürüstlük kurallarına ve yasalara uygun bir şekilde kullanmalı, işçinin gizlilik hakkına saygı göstererek, gizli kalması gereken bilgileri açıklamamalıdır.

Özlük dosyası evrakı, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanında görevli personel tarafından tutulur ve yönetilir. İK departmanı, işe yeni giren çalışandan, şirketin faaliyet alanına ve iç politikalarına uygun olarak çeşitli belgeleri teslim alır. Bu belgeler, çalışanın özlük dosyasının temelini oluşturur ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır.

İŞYERİ ÖZLÜK DOSYASI NASIL HAZIRLANIR?

Özlük dosyasının standart bir formatı olmamakla birlikte, her işletme kendi ihtiyacına uygun bir düzenleme yapabilir. Ancak dosyada yer alması gereken tüm bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulması zorunludur. İlk adım olarak her departman için çalışanlara ait dosyalar açılmalı ve her dosyaya çalışanın adı soyadı eklenmelidir. Ayrıca her personel için dosyada bulunması gereken belgeler belirli bir sıralama ile listelenmelidir. Tüm klasörlerde kontrol ve takip çizelgesi bulundurulmalı, böylece çalışanın işten ayrılması veya yeni işe başlaması durumunda hangi belgelerin eklenmesi gerektiği kolayca belirlenebilir.

Personel özlük dosyası, sadece bir işyeri uygulaması değil, aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. İşverenler, her yeni çalışanından gerekli belgeleri toplamakla yükümlüdür. Bu belgeler şirketin ihtiyaçlarına göre değişebilir; bazı şirketler sadece sağlık raporu talep ederken, bazıları daha detaylı tetkikler isteyebilir. Bu belgeler, çalışanın işe başladığı ilk gün teslim edilir ve ilgili departman tarafından özlük dosyasına eklenir.

Davalı tarafça temyiz dilekçesinde davacı hakkında tanzim edilen 6 klasör halindeki özlük dosyasından bahsedilmekle, yapılan denetimde dava dosyası ekinde bu klasörlere rastlanılmamıştır. Bu itibarla, Mahkemece bahse konu 6 klasörlük davacı işçiye ilişkin özlük dosyasının araştırılması, şayet varsa eklenmesi yoksa da durumun tutanağa bağlanması için dava dosyanın yerel mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 23.02.2016 gününde oybirliği ile karar verildi.

(9. Hukuk Dairesi 2014/28441 E., 2016/3670 K.)

ÖZLÜK DOSYASI NE KADAR SÜRE SAKLANIR?

Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre özlük dosyalarının saklanma süreleri farklı şekillerde düzenlenmiştir. Buna göre:

Vergi Usul Kanunu’na göre beş yıl özlük dosyaları beş yıl saklanmalıdır.
5510 sayılı Kanun’a göre özlük dosyaları on yıl süreyle saklanmalıdır.
SGK mevzuatına göre de aynı şekilde özlük dosyaları on yıl boyunca saklanmalıdır.
Türk Ticaret Kanunu’na göre, şirketler özlük dosyalarını on yıl boyunca saklama yükümlülüğüne sahiptir.
İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre ise, özlük dosyalarının saklanma süresi on beş yıl

ÖZLÜK DOSYASI TUTMAMANIN BİR YAPTIRIMI VAR MIDIR?

İşletmeler, İş Kanunu’na göre çalışanlarıyla ilgili bilgileri içeren özlük dosyasını tutmakla yükümlüdür. İş Kanunu’nun 104. Maddesinde; 75. maddede belirtilen özlük dosyalarını düzenlemeyen ve 76. maddede yer alan yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekillerine, 2025 yılı itibarıyla 22.213 TL idari para cezası uygulanacağı belirtilmiştir.

işyeri özlük dosyası

ÖZLÜK DOSYASINDA YER ALMASI GEREKEN BELGELER

İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanmasına dair kesin bir tarih bulunmamakla birlikte, SGK mevzuatına göre işverenler özlük dosyalarını 10 yıl, kamu idareleri ise 30 yıl boyunca saklamak zorundadır. Bu süre zarfında ilgili mercilerce talep edilen dosya, 15 gün içinde ibraz edilmelidir.

İşe girişte özlük dosyasında bulunması gereken belgeler:

Nüfus kayıt örneği
Nüfus cüzdanı fotokopisi
İkametgâh belgesi
Diploma fotokopisi
Sağlık raporu
Kan grubu bilgisi
Adli sicil kaydı
İki vesikalık fotoğraf
Aile durumu bildirir belge
Askerlik durumu belgesi
İş sözleşmesi
SGK işe giriş bildirgesi

İşe devam eden personelin özlük dosyasında bulunması gereken ek belgeler:

İzin belgeleri (yıllık, ücretsiz, mazeret, doğum izni vb.)
İş kazası tutanağı
İstirahat ve iş göremezlik raporları
Ücret bordroları
Performans değerlendirmeleri
İş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri
Disiplin cezaları, uyarılar ve savunmalar
Maaş zammı, terfi bildirileri

Bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü resmi işlemin düzgün bir şekilde takip edilebilmesi için düzenli olarak güncellenmelidir.

Dosya safahatı ve bilirkişi raporuna göre dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirlerinin dosya ekinde yer almadığı, temyiz incelemesi için dosya ile birlikte gönderilmediği anlaşılmakla dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirleri ve dosyanın varsa diğer tüm eklerinin eksiksiz şekilde dosyaya eklendikten sonra tekrar Dairemize gönderilmesi için dosyanın mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 21.12.2017 tarihinde oybirliğiyle karar verildi.

(22. Hukuk Dairesi 2015/34231 E. , 2017/30961 K.)

ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNABİLECEK EK/ÖZEL BELGELER

Engellilik Durumu Belgesi
18 Yaşından Küçük Çalışanlar İçin Ebeveyn Onayı
Yabancı Uyruklu Çalışanlar İçin Çalışma İzni
Özgeçmiş ve Eğitim Belgeleri
Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli Bireyler İçin İŞKUR Kayıt Belgesi

HAZIRLANAN ÖZLÜK DOSYASI NEREYE VERİLİR?

Özlük dosyası, şirketlerin insan kaynakları departmanlarında saklanan ve çalışan hakkında önemli bilgiler içeren bir belgedir. Bu dosyanın, kişisel verilerin korunması açısından yasalara uygun şekilde muhafaza edilmesi son derece önemlidir. Dolayısıyla, özlük dosyasının yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişilebilecek şekilde korunması gerekmektedir. Ayrıca, herhangi bir denetim veya talep durumunda, bu dosyanın matbu haliyle ve ıslak imzalı olarak sunulması zorunludur. Bu dosyanın bir örneği fiziksel ortamda, güvenli bir şekilde saklanmalıdır.

Somut uyuşmazlıkta, davacı işçi davalı asıl işveren bünyesinde değişen alt işverenler nezdinde bilgi işlem merkezinde teknik eleman olarak çalışmış olup, dava sadece asıl işverene karşı açılmıştır. Davalı asıl işveren vekili cevap dilekçesinde davanın, davacı işçinin çalıştığı alt işverenlere ihbarını isteyip, bilahare ilgili alt işverenlerin unvan ve adreslerini bildirmiş ve mahkemece de 03/03/2015 tarihli celsede ihbar edilen alt işverenlerden özlük dosyalarının istenilmesine karar verilmiştir. Ancak ihbar olunan şirketlerden tebligatı iade edilen …nin ticaret sicil adresi araştırılmamış ve bu şirkete özlük dosyasının celbi için müzekkere yazılmamıştır.

Diğer yandan hükme esas alınan bilirkişi raporundan sonra alt işveren … Elektrik İnş. Müh. Tur. San. Ve Tic. Ltd. Şti şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden sonuca gidilmiştir. Özellikle davacıya bir ödeme yapılıp yapılmadığı ve yıllık ücretli izin hakkının kullandırılıp kullandırılmadığının tespiti bakımından alt işverenlere davanın ihbarı ve özlük dosyalarının temini önem arz etmektedir. Davalının açık talebine rağmen bu talep hakkında eksik işlem yapılarak hukuki dinlenilme hakkının kısıtlanması ve alt işveren … şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden karar verilmesi hatalıdır.

(9. Hukuk Dairesi 2015/16527 E. , 2018/9524 K.)

SIKÇA SORULAN SORULAR

Özlük Dosyasında Neler Var?

Özlük dosyası, bir çalışanın tüm kişisel ve profesyonel bilgilerini içeren önemli bir belgedir. Bu dosyada, çalışanın kimlik bilgileri, işe giriş ve çıkış belgeleri, eğitim sertifikaları, sağlık raporları, izin ve maaş belgeleri gibi dokümanlar bulunur. Ayrıca, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgeler, disiplin ceza yazıları, performans değerlendirmeleri ve SGK hizmet dökümünü içeren evraklar da yer alır.

Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?

Özlük dosyasını İnsan Kaynakları (İK) departmanı hazırlar ve düzenler. İK, çalışanların işe alım sürecini başlatır, gerekli belgeleri toplar ve bu belgeleri özlük dosyasında saklar. İşveren, bu dosyanın yasal gerekliliklere uygun şekilde tutulmasından sorumludur. Bazı durumlarda, ilgili departman yöneticileri veya yöneticiler de çalışanın özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler konusunda yardımcı olabilirler.

Özlük Belgesi Nereden Alınır?

Özlük belgesi çalışanın iş yerinden veyahut İnsan Kaynakları departmanından temin edilebilir.

Özlük Dosyasını Kime Veriyoruz?

Özlük dosyası, İnsan Kaynakları departmanının sorumluluğunda olup yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği bir dosyadır. Çalışanlar özlük dosyasındaki bilgilerine erişim sağlamak istediklerinde İK departmanına başvurabilirler. Ayrıca, resmi bir talep doğrultusunda iş denetimi, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), İŞKUR gibi kurumlardan veya yasal otoritelerden (mahkeme veya iş müfettişi gibi) gelen talepler üzerine de bu dosyaya erişim sağlanabilir. Ancak, özlük dosyasındaki bilgiler gizli olup, yalnızca yasal yükümlülükleri yerine getiren ve yetki verilmiş kişiler tarafından incelenebilir.

Özlük Dosyası Olmazsa Ne Olur?

Özlük dosyasının tutulmaması durumunda 4857 sayılı İş Kanunu’nun 104. Maddesine göre kişi idari para cezasına çarptırılmaktadır. Özlük dosyası düzenlememe/tutmama idari para cezası 2025 yılı itibarıyla 21.213 TL olarak belirtilmiştir.

Özlük dosyasının olmaması, işyerinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilmemesi anlamına gelir ve bu durum çeşitli olumsuz sonuçlar doğurur. İlk olarak 4857 sayılı İş Kanunu’na aykırı bir durum söz konusu olur ve işveren, işçi hakları konusunda denetimlerde idari veya cezai yaptırımlara maruz kalabilir. Çalışanların işe giriş-çıkış tarihleri, sigorta primleri, izin hakları ve diğer özlük bilgileri kaybolur, bu da hem işçi hem de işveren için hukuki belirsizlik yaratır. Çalışan haklarını savunmakta zorlanabilir, örneğin işten çıkışı veya maaş alacakları gibi durumlarla ilgili kanıt sunmak güçleşir. Ayrıca, işverenin özlük dosyasını düzenlememesi, iş sağlığı ve güvenliği gibi yasal yükümlülükleri yerine getirmemesine yol açabilir.

Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanmalı?

İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanma süresiyle ilgili doğrudan bir tarih belirlenmemiş olsa da, SGK mevzuatına göre işverenler özlük dosyalarını 10 yıl süreyle saklamak zorundadır. Aynı şekilde TTK’de 10 yıl olarak saklama süresi öngörülmüştür. Bunun dışında İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda ise bu süre 15 yıl olarak sunulmuştur.

Personel Özlük Hakları Nelerdir?

Personel özlük hakları, çalışanların işyerinde güvenli, adil ve yasal koşullarda çalışmasını sağlayan önemli haklardır. Bu haklar arasında en temel olanları, maaş ödeme, yıllık ücretli izin, hastalık izni, sosyal güvenlik hakları (SGK), iş güvenliği ve sağlığına dair önlemler ile fazla mesai ücretlerinin düzenlenmesi yer alır. Ayrıca, çalışanlar işten çıkarıldığında kıdem ve ihbar tazminatı alma hakkına sahiptir. Eşit muamele ve ayrımcılığa uğramama hakları da, çalışanların adil bir ortamda çalışmalarını garanti eder. Çalışanlar, özlük dosyalarına erişim hakkına sahip olup, işyerindeki tüm yasal belgelerle korunurlar. İşveren, bu hakları sağlamak ve korumakla yükümlüdür.

Özlük Dosyası Her Yıl Yenilenir Mi?

Özlük dosyası, her yıl yenilenmek zorunda olmasa da, belirli aralıklarla güncellenmesi gerekir. Çalışanın işyerindeki durumu, maaş bilgileri, izin kullanımı, eğitimler ve performans gibi bilgilerin düzenli olarak güncellenmesi önemlidir.

Şeymanur Güney